In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer je onze touchpoints (zoals apps en website) gebruikt, wanneer je een zakelijke relatie met ons aangaat als klant of als leverancier of wanneer je bij ons solliciteert. Ook staat in deze privacyverklaring beschreven waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we ermee omgaan.
Wij vinden zorgvuldigheid belangrijk en hebben maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de persoonlijke informatie die je ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. In het kort komt onze werkwijze erop neer dat we jouw persoonsgegevens:
Alleen gebruiken voor doelen die met jou zijn overeengekomen, waarvoor wij van jou toestemming hebben gekregen, die vallen onder gerechtvaardigd belang of die voortvloeien uit onze wettelijke taak.
Niet met anderen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of activiteiten.
Zorgvuldig beheren en beveiligen.
Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Als je in deze privacyverklaring ‘wij’, ‘we’ of ‘ons’ leest, dan bedoelen we Zeno dat een handelsnaam van Zeno B.V. is. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94879885. Ons kantoor is gevestigd aan Schiedamse Vest 154 - Office 201 in Rotterdam.
Zeno is verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Wanneer je vragen hebt die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer je suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud van de verklaring, of wanneer je klachten hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met je in contact. Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar security@zeno.law. Wij streven ernaar om binnen 30 dagen op je verzoek te reageren.
Voor welke doelen verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Zeno verwerkt persoonsgegevens om diverse diensten en taken goed te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt op basis van overeenkomst, wettelijke plicht, toestemming of op basis van gerechtvaardigd belang. Het gaat daarbij om de onderstaande activiteiten.
1. Het aangaan en onderhouden van zakelijke relaties met klanten
Ben je een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij jouw gegevens om je een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen onze dienstverlening moet voldoen, zaken te leveren of werkzaamheden te verrichten, je te factureren, betalingen te incasseren, en efficiënt te communiceren over de uitvoeringsaspecten van onze overeenkomst.
Wij verwerken de persoonsgegevens die je via de formulieren op deze website, apps of op andere wijze aan ons verstrekt. Het gaat dan om de volgende gegevens:
Je naam, geslacht, titel(s) en aanhef;
Je IP-adres;
Adresgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen;
Gegevens ten behoeve van facturatie, debiteurenbeheer en betaling;
Locatiegegevens, wanneer je gebruik maakt van één van onze apps.
Wij bewaren gegevens voor zo lang als nodig om te voldoen aan jouw verwachtingen ten aanzien van het uitvoeren van de overeenkomst en het bieden van ondersteuning en service. Gegevens omtrent de verplichte (financiële) administratie worden voor een periode van ten minste zeven jaar bewaard.
2. Communicatie
Wanneer je ons een e-mail stuurt, dan wordt deze opgenomen in ons e-mailarchief en bewaard zolang de e-mail relevant is voor onze dienstverlening aan jou. Soms vragen wij je naar aanvullende persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te beantwoorden en om op jouw verzoeken te reageren.
We willen je erop wijzen dat de aard van communicatie per e-mail met zich meebrengt dat berichten onversleuteld verzonden worden. Hoewel we bij Zeno de toegang tot e-mailboxen door onze medewerkers beperken tot het strikt-noodzakelijke, raden we je aan om het versturen van persoonsgegevens per e-mail zoveel mogelijk te beperken. Wij zullen je daarom ook nooit vragen om gevoelige persoonsgegevens per e-mail aan ons te sturen.
3. Informatieverstrekking en marketing
Als je klant van ons bent of interesse hebt getoond in onze producten en diensten, dan worden de persoonsgegevens die je hebt verstrekt mogelijk gebruikt om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten. Wij sturen deze informatie omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het informeren van (potentiële) klanten over ons producten- en dienstenaanbod.
Als je geen prijs stelt op dergelijke informatie, kun je je uitschrijven van periodieke e-mailberichten door de aanwijzingen in het bericht op te volgen en een e-mail te sturen naar support@zeno.law.
4. Werving en Selectie
Wanneer jij reageert op een vacature bij Zeno of op een andere wijze bij ons solliciteert, dan verwerken wij de gegevens die je ons toestuurt. Als jouw sollicitatie leidt tot een arbeidsrelatie, dan worden de daarvoor noodzakelijke gegevens overgenomen in je personeelsdossier. In andere gevallen ontvang je van ons een afwijzing en worden jouw gegevens binnen twee weken na de afwijzing vernietigd, tenzij wij van mening zijn dat jouw sollicitatie op een later moment alsnog tot een dienstverband kan leiden, in welk geval wij je toestemming zullen vragen om jouw gegevens voor een langere periode te bewaren.
5. Functionaliteiten van de website en gepersonaliseerde informatie op de website
Om jou als bezoeker/gebruiker van onze websites een optimale gebruikerservaring te kunnen bieden, verwerken wij een aantal persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van Zeno. Daarnaast willen we zo relevant mogelijk voor jou zijn en proberen we de website aan te passen aan jouw voorkeuren. Dit kunnen wij doen door gebruik te maken van cookies of trackers, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Voor onze websites maken we gebruik van functionele, analytische en tracking cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer je de website bezoekt.
Wij analyseren jouw gegevens om op onze website en externe websites zoals sociale media platforms informatie en advertenties te tonen die beter aansluiten bij jouw persoonlijke interesses en voorkeuren.
Daarnaast maakt Zeno gebruik van analytische cookies en het analyse-platform PostHog om het gebruik van de website te analyseren en de website te verbeteren. De verkregen informatie, waaronder het IP adres van jouw apparaat, wordt mogelijk door deze partijen opgeslagen in de EU. Voor meer informatie lees het privacybeleid van PostHog.
Voor het gebruik van de cookies en trackers hebben we jouw toestemming nodig. Bij een bezoek aan de website verschijnt er een standaard melding. Door op de button in de melding te klikken geef je toestemming voor het gebruik van de cookies en trackers.
Wanneer je ervoor kiest om geen toestemming te geven, kan het zijn dat delen van de website niet optimaal functioneren.
Delen van gegevens met derden
Wij maken gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten. Indien hierbij persoonsgegevens verwerkt worden is dit op basis van een zogenaamde verwerkersovereenkomst, waarin onze uitgangspunten voor de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens zijn vastgelegd.
Wanneer je betalingsgegevens verstrekt, worden deze alleen gedeeld met banken en andere entiteiten die deze betalingsgegevens verwerken of andere financiële service verlenen. Indien gebruik wordt gemaakt van koppelingen naar derden voor facturatie richting een boekhoudpakket, valt de verdere verwerking van jouw gegevens onder het privacybeleid van de betreffende organisatie.
De websites van Zeno kunnen links naar sites van derden bevatten die niet onder ons privacybeleid vallen. We raden je daarom aan om de privacyverklaring van de website van derden door te nemen. Zeno spant zich in om alleen te linken naar sites met hoge privacystandaarden, maar is niet verantwoordelijk voor privacy procedures bij externe partijen.
Beveiliging
Zeno heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens passend en adequaat te beschermen. Zo worden jouw persoonsgegevens opgeslagen op beveiligde servers, die zich fysiek op EU-grondgebied en binnen de Europese jurisdictie bevinden. Daarnaast gebruiken wij diverse digitale beveiligingstechnologieën, zoals versleutelde verbindingen, firewalls en beveiligde servers om ervoor te zorgen dat gevoelige persoonsgegevens niet geautoriseerd worden verwerkt.
Al onze medewerkers instrueren wij voorts over organisatorische beschermingsmaatregelen, zoals: een datalekprotocol, de inhoud van onderhavige privacyverklaring en de noodzaak om wachtwoorden en/of apparaten voortdurend te beschermen.
Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens:
Het recht op inzage. Je kunt een verzoek doen om jouw persoonsgegevens in te zien. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor je geen recht op inzage hebt;
Het recht op aanpassing van jouw persoonlijke gegevens als deze onjuist of onvolledig zijn;
Het recht om vergeten te worden. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor wij toch jouw gegevens moeten bewaren of verwerken, bijvoorbeeld als hiertoe een wettelijke verplichting bestaat;
Het recht om bezwaar te maken of een beperking van de verwerking te verzoeken. Wederom geldt dat wij onder bepaalde omstandigheden niet aan dit verzoek hoeven te voldoen;
Het recht om bezwaar te maken tegen profiling;
Het recht om een bezwaar of klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens);
Het recht om je toestemming weer in te trekken voor de verwerkingen waarvoor jouw expliciete toestemming vereist is. Wederom geldt dat onder bepaalde omstandigheden, wij gerechtigd zijn om de verwerking van jouw gegevens voort te zetten, vooral indien de verwerking noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
Inzage van gegevens door klanten
Als klant van Zeno kun je bij aanvraag inzage krijgen in jouw gegevens. Voor inzage, neem contact op met support@zeno.law.
Vragen, verzoeken of klachten
Als je vragen, verzoeken of klachten hebt met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact met ons opnemen, per e-mail via: support@zeno.law. Wij streven ernaar om binnen 30 dagen op je verzoek te reageren.
Melding van datalekken / Responsible disclosure
Mocht jij een (mogelijk) datalek vermoeden of hebben geconstateerd, dan komen we graag met jou in contact. Voor het melden van datalekken hebben we een speciaal e-mailadres: security@zeno.law. We verzoeken je om het datalek te melden voordat je het aan de buitenwereld kenbaar maakt, zodat wij maatregelen kunnen treffen. Dit heet Responsible Disclosure.
Waar je aan moet denken bij Responsible Disclosure
Als je een melding doet van een kwetsbaarheid in een ICT-systeem, denk dan aan de volgende zaken:
Geef voldoende informatie om het probleem te reproduceren. Zo kan Zeno het probleem zo snel mogelijk oplossen. Meestal is het IP-adres of de URL van het getroffen systeem en een omschrijving van de kwetsbaarheid voldoende. Bij meer ingewikkelde kwetsbaarheden kan meer nodig zijn.
Laat contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) achter zodat wij contact met je kunnen opnemen.
Doe de melding zo snel mogelijk na ontdekking van de kwetsbaarheid.
Deel de informatie over het beveiligingsprobleem niet met anderen totdat het is opgelost.
Ga verantwoordelijk om met de kennis over het beveiligingsprobleem. Verricht geen handelingen die verder gaan dan wat nodig is om het beveiligingsprobleem aan te tonen.
Voldoe je bij jouw melding aan deze voorwaarden? Dan verbindt Zeno geen juridische consequenties aan de melding.
Zodra je melding is ontvangen, nemen wij contact met je op voor meer informatie, zodat we maatregelen kunnen treffen om mogelijke gevolgen te minimaliseren. Tevens gaan we de ernst en de omvang van het datalek bepalen en zo nodig melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de mogelijke betrokkene(n).
Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring wordt periodiek bijgewerkt in het geval van wijzigingen in ons privacybeleid, onze diensten of in relevante regelgeving. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring voor een mogelijke update.
Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 01 september 2024.
