Zeno B.V. (hierna: ‘Zeno) ondersteunt organisaties door het aanbieden van het gebruik van een website en applicaties waarmee de gebruikers op basis van kunstmatige intelligentie antwoorden op juridische vraagstukken kunnen vinden.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens is Zeno, gevestigd aan Stationsplein 45 – Office A4.004, 3013 AK Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94879885.
Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties géén persoonsgegevens zijn. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: je naam, adres en woonplaats. Ook je telefoonnummer en postcode met huisnummer zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens zoals iemands ras, godsdienst of gegevens over je gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze moeten extra worden beschermd.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens van gebruikers van onze website en applicaties, en de persoonsgegevens van sollicitanten verwerken
De persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt hebt, zullen slechts voor de volgende doeleinden worden verwerkt:
Om contact met je op te kunnen nemen voor het versturen van offertes;
Om te bepalen welke soort dienstverlening van Zeno voor jou geschikt is;
Om een overeenkomst met je te sluiten en deze uit te kunnen voeren;
Voor de beantwoording van de vragen die jij aan Zeno stelt;
Om je te informeren over (nieuwe) producten en/of diensten;
Om contact met je op te kunnen nemen over een sollicitatieprocedure;
Om de geschiktheid voor een functie te kunnen onderzoeken;
Om een screening uit te kunnen voeren (optioneel);
Om een werknemer-wekgeverrelatie met je aan te kunnen gaan
Om de functionaliteit van de website en applicaties van Zeno te optimaliseren;
Om onze wettelijke verplichtingen na te komen.
Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor deze doelen en geven de persoonsgegevens zonder jouw toestemming of een andere grondslag nooit door aan derden. Als wij de gegevens wel met toestemming of een andere grondslag door mogen geven, dan leggen wij de derde dezelfde beschermings- en beveiligingsmaatregelen op als die wij zelf hanteren.
De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:
de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Zeno;
de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
je hebt toestemming gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens;
op basis van een gerechtvaardigd belang dat in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen. Dit doen we op grond van een zorgvuldige belangenafweging.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van gebruikers van de website en applicatie, van medewerkers en kandidaten. Dit is een onderdeel van onze bedrijfsvoering. Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw werknemers aan ons doorgeeft, dan bent u verplicht om uw werknemers hierover te informeren.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van gebruikers:
Naam en achternaam;
Adres en woonplaats;
Geboortedatum;
Titel(s);
Geslacht;
Land (nationaliteit);
Telefoonnummer en e-mailadres;
IP-adres;
Gegevens ten behoeve van facturatie, debiteurenbeheer en betaling;
Eventuele andere gegevens die je onverplicht aan ons hebt verstrekt;
In aanvulling hierop verwerken wij onder andere de volgende persoonsgegevens van kandidaten:
Curriculum vitae (cv);
Werkervaring;
Beschikbaarheid;
Certificaten en diploma’s;
Correspondentie over sollicitatie;
Screeningsuitslagen (optioneel);
Wij verwerken geen persoonsgegevens die we niet rechtstreeks van jou hebben verkregen. De enige uitzondering hierop is het verwerken van jouw e-mailadres op het moment dat jij door de afnemer van een dienst van Zeno als gebruiker van de dienst wordt aangemeld.
Hoe gaan wij met jouw persoonsgegevens om?
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Zeno zich aan de regels die privacywetgeving, zoals de AVG, voorschrijft. Dit houdt in dat wij alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken als daar een grondslag en een doel voor is. Alleen de persoonsgegevens die nodig zijn worden verzameld en de persoonsgegevens worden vervolgens alleen voor dat specifieke doel verwerkt. Wij houden daarbij de aard van de persoonsgegevens in het oog en stemmen daarop een passend technisch en organisatorisch niveau van beveiliging af. Je kunt er dus van uitgaan dat wij zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan.
Geheimhouding
Om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben al onze werknemers een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Hiermee leggen wij aan onze werknemers op dat zij jouw persoonsgegevens absoluut geheimhouden en dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die je ons toevertrouwt. Belangrijk is nog wel om te weten, dat alleen geautoriseerd personeel je gegevens mag verwerken.
Jouw rechten: inzage en correctie van je gegevens
Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens, maar deze gegevens blijven natuurlijk wel van jou. Daarom bieden wij u altijd de mogelijkheid om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Als de informatie onjuist is, kun je ons verzoeken deze aan te passen. Een verzoek om inzage of correctie van uw gegevens kun je richten aan het volgende e-mailadres: support@zeno.law. Hier kan je ook terecht met vragen over dit Privacy Statement.
Geautomatiseerde besluitvorming
Zeno neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
Bewaartermijn
Zeno bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Gegevens voor de verplichte (financiële) administratie worden voor een periode van ten minste zeven jaar bewaard. Binnen een jaar na de afronding van een eventuele sollicitatieprocedure verwijderen we al je gegevens en andere documenten met betrekking tot die sollicitatie, tenzij anders overeengekomen. We bewaren het een jaar om bij een eventuele volgende sollicitatie te beschikken over de nodige informatie, bijvoorbeeld de uitkomst van eerdere gesprekken of assessments. Als je bent aangenomen nemen we je gegevens op in het personeelsdossier.
Cookies
Wanneer je onze website bezoekt, kan het zijn dat er cookies op je computer, tablet of smartphone worden geplaatst. Zeno gebruikt cookies om zo bijvoorbeeld het gebruiksgemak van haar website te verbeteren en gebruikerservaringen te kunnen verbeteren.
Wat is een cookie?
Op onze website maken we gebruik van cookies. Een cookie bevat informatie die door een website wordt verzonden en wordt opgeslagen op uw harde schijf en in het tijdelijke geheugen.
Hoe lang worden cookies geplaatst?
Je kunt elk moment de cookie-instellingen van je internetbrowser en/of onze website wijzigen of onze cookies verwijderen.
Waarom cookies?
Zeno gebruikt cookies:
Om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt;
Om gebruikers te identificeren: wij krijgen op die manier inzicht in het aantal bezoekers dat op onze website terechtkomt en in welk deel van onze website zij bezoeken;
Om advertenties te plaatsen die voor jou interessant zijn;
Welke cookies?
Functionele cookies
Deze cookies zorgen ervoor dat Zeno’s website goed werkt, zoals het onthouden van inloggegevens of taalvoorkeuren. Ze zijn essentieel voor een optimale gebruikerservaring.
Analytische cookies
Met deze cookies analyseren we het websitegebruik om de prestaties en de gebruikerservaring te verbeteren. Ze verzamelen anonieme gegevens zoals bezoekersaantallen en populaire pagina’s.
Tracking cookies
Deze cookies volgen je surfgedrag om persoonlijke aanbevelingen en advertenties te tonen. Ze helpen ons en derden om content op maat te bieden.
Marketing cookies
Met marketing cookies kunnen we advertenties laten zien die aansluiten bij jouw interesses. Ze zorgen ervoor dat je relevante aanbiedingen en campagnes ontvangt.
First-Party cookies
Dit zijn cookies die direct door onze website worden geplaatst. Ze zorgen voor functies zoals het onthouden van instellingen en voorkeuren.
Tijdelijke sessie cookies
Deze cookies worden alleen bewaard tijdens je bezoek en verdwijnen zodra je de browser sluit. Ze zorgen ervoor dat de website soepel functioneert terwijl je die gebruikt.
PostHog
Deze website maakt ook gebruik van PostHog, een internetanalysedienst die Zeno helpt om betere producten te bouwen. PostHog gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en de website te verbeteren. Dit zijn tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst zodat de website kan analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De informatie die de cookie genereert over jouw gebruik van de website (inclusief uw IP-adres) wordt door PostHog doorgestuurd naar en opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.
PostHog kan deze informatie gebruiken om bij te houden hoe je de website gebruikt, om voor website-exploitanten rapporten te genereren over de website-activiteit, en om andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. PostHog kan deze informatie overdragen aan externe partijen indien PostHog hiertoe wettelijk is verplicht, of voor zover deze externe partijen de informatie namens PostHog verwerken. PostHog zal jouw IP-adres niet combineren aan andere gegevens waarover PostHog beschikt. Je hebt de mogelijkheid het gebruik van cookies te weigeren door de betreffende instellingen in uw browser te selecteren. Houd er echter rekening mee dat je dan mogelijk geen gebruik kunt maken van de volledige functionaliteit van deze website.
Ga voor meer informatie over het gebruik van PostHog en hoe hiermee gegevens worden verzameld en verwerkt naar https://posthog.com/privacy.
Wijzigingen
Zeno behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy en Cookie Statement. Wij raden je dan ook aan om met enige regelmaat te kijken of hierin iets is aangepast.
Mocht je vragen hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de organisatie of wens je gebruik te maken van een van de bovenstaande rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, dan kan je altijd contact opnemen met ons via support@zeno.law.
